NoTI-ER: manuale utente per l’utilizzo dell’interfaccia

Le comunicazioni agli Enti avvengono attraverso le notizie pubblicate nella dashboard. Il dettaglio di ogni notizia può essere ampliato per leggere l’intero testo, rimanendo nella sezione dedicata della dashboard.

In questo riquadro l’utente ha a disposizione dei link esterni all’applicativo Noti-ER, quali pagine di consultazione eventualmente utili a svolgere correttamente le attività di invio e ricezione documenti.

Ogni link si accompagna con una breve descrizione sul contenuto della pagina.
Questo elenco non è configurabile dall’utente, ma è gestibile solo dall’amministratore Noti-ER attraverso apposita funzionalità.

Nell’Accesso Rapido sono riportati i link per accedere direttamente alle funzionalità preferite all’interno di Noti-ER.
L’utente può scegliere quali funzionalità preferite vengono mostrate in questo riquadro della sua dashboard. Esse vengono configurate nelle impostazioni utente dal tab ‘Accesso rapido’, dove è presente una lista di funzionalità ad accesso rapido da selezionare e visualizzare direttamente in dashboard.

Nel riepilogo documenti presente nella dashboard ogni utente può visualizzare quanti documenti sono transitati per il suo ufficio nella data odierna.
Vi sono due tabelle, rispettivamente per il riepilogo dei documenti inviati e quello dei documenti ricevuti, in cui vi è l’indicazione del numero dei documenti raggruppati per tipo documento e stato.
Ognuno dei numeri mostrato nelle tabelle costituisce una ricerca preimpostata, infatti, cliccando su uno di questi, si atterra automaticamente sulla pagina di ‘Monitoraggio documenti’ dove i campi della ricerca sono precompilati con le informazioni relative a quel contatore ed è già disponibile la lista di documenti che corrispondono a quei filtri.

La funzione principale esposta nell’interfaccia di NoTI-ER è quella del Monitoraggio Documenti, raggiungibile attraverso il menu Gestione Documenti.
Questa consente agli utenti di verificare lo stato dei documenti in transito su NoTI-ER e di eseguire azioni che impattano sul loro ciclo di vita.

L’ambito di manovra dell’utente consiste in tutti e i soli documenti emessi o destinati agli uffici ai quali l’utente stesso è associato.

Relativamente alla ricerca dei documenti di interesse, vale quanto segue:

La funzione di monitoraggio si apre sulla pagina di ricerca dei documenti. In questa sezione, è possibile inserire i filtri di interesse per la ricerca dei documenti, in maniera tale da velocizzarne l’individuazione.
I filtri utilizzabili sono quelli riportati nell’immagine sottostante e sono riassumibili in:

Una volta inseriti i filtri, agendo sul tasto "Ricerca" viene elaborata la richiesta e, una volta completata, viene restituita una lista di tutti i documenti che rispecchiano i parametri inseriti.
Per eseguire un’altra ricerca si può agire sul tasto "Pulisci", cancellando i filtri precedentemente valorizzati prima di inserirne di nuovi.
L’immagine seguente mostra un esempio di lista documenti restituita a seguito di una ricerca mirata.

Le informazioni restituite, per singolo documento, sono:

Inoltre, come è possibile notare dall’immagine, dalla lista possono essere effettuate le seguenti opzioni:

Il ciclo di vita di un documento in NoTI-ER è costituito dall’insieme di tutte le transizioni di stato e delle relative sessioni^[2]. Dunque, un documento può essere caratterizzato da un’ampia collezione di valori di stato.
Per rendere più intuitivo l’utilizzo della funzione di monitoraggio e consentire all’utente un’immediata comprensione dello stato del documento, è stato introdotto il concetto di metastato.

Un metastato riassume in un unico valore l’insieme degli stati del documento e di quelli delle sessioni validi in uno specifico momento del suo ciclo di vita.
Contestualmente, anche la rappresentazione delle varie fasi del flusso è semplificata, in modo da riferire i valori dei metastati a tre contesti semanticamente significativi del ciclo di vita:

Ogni metastatato è associato ad una specifica icona, visualizzata nella maschera dei risultati della funzione di monitoraggio.
In particolare, nella lista dei documenti, a capo della colonna stato, sono riportati un massimo di tre metastati che descrivono la situazione del documento in termini di esito di invio/ricezione, esito di validazione/accettazione, esito di conservazione.

Dalla lista, si può accedere al dettaglio documento, agendo sull’apposito tasto presente a livello di singolo documento.
Si apre una finestra che contiene il dettaglio documento, in cui è possibile spostarsi fra più sezioni, che possono variare a seconda del tipo documento e a seconda dello scenario di trasmissione, dalle quali si ricavano informazioni utili sul transito.
Tale finestra si chiude cliccando sulla 'X' posizionata in alto a destra oppure cliccando fuori dalla finestra stessa oppure premendo il tasto 'esc' della tastiera del computer.

Accedendo al sottomenu organizzazioni si possono attivare le funzionalità di cerca organizzazione e nuova organizzazione. Quest’ultima permette di censire una nuova organizzazione.
L’immagine seguente mostra i filtri impostabili nella ricerca e il risultato restituito in lista.

L’insieme delle informazioni sulle organizzazioni trovate può essere esportato in un file Excel, utilizzando la funzione Esporta Excel.
Inoltre, come si evince dall’immagine, per le organizzazioni interne a NoTI-ER^[16], è possibile accedere al dettaglio in modalità di visualizzazioni o di modifica, oppure è possibile procedere alla de-registrazione.
Invece, le organizzazioni che vengono censite a sistema per conto della Piattaforma SATER non possono essere modificate in alcun modo. Per queste è permessa la sola visualizzazione delle informazioni, in quanto tutte le operazioni di modifica dell’entità e l’eventuale eliminazione sono demandate a logiche applicative che esulano dall’interfaccia web e che solo la Piattaforma SATER è in grado di attivare^[17].

Analogamente a quanto descritto per le organizzazioni, è possibile effettuare anche la ricerca e la creazione di nuovi uffici, attraverso il sottomenu uffici.
L’immagine seguente mostra i filtri impostabili nella ricerca e il risultato restituito in lista.

L’insieme delle informazioni sugli uffici trovati può essere esportato in un file Excel, utilizzando la funzione Esporta Excel.
Inoltre, per gli uffici appartenenti a organizzazioni interne a NoTI-ER^[19], è possibile accedere al dettaglio in modalità di visualizzazioni o di modifica, oppure è possibile procedere alla de-registrazione.
Invece, gli uffici che vengono censiti a sistema per conto della Piattaforma SATER non possono essere modificate in alcun modo. Per queste è permessa la sola visualizzazione delle informazioni, in quanto tutte le operazioni di modifica dell’entità e l’eventuale eliminazione sono demandate a logiche applicative che esulano dall’interfaccia web e che solo la Piattaforma SATER è in grado di attivare^[20].

Come per gli altri, è possibile effettuare anche la ricerca e la creazione di nuovi utenti, attraverso il sottomenu utenti.
L’immagine seguente mostra i filtri impostabili nella ricerca e il risultato restituito in lista.

L’insieme delle informazioni sugli utenti trovati può essere esportato in un file Excel, utilizzando la funzione Esporta Excel.
Inoltre, è possibile accedere al dettaglio in modalità di visualizzazioni o di modifica, oppure è possibile procedere all’eliminazione logica.

Oltre alla funzione esporta excel, è possibile, direttamente dalla lista, accedere al dettaglio dell’utente in modalità visualizzazione, in modalità modifica o eliminare direttamente il record.
Accedendo all’interno di uno specifico utente, si viene reindirizzati alla scheda Dati Principali, dove sono riportate le informazioni anagrafiche come il nome, il cognome, lo user, il ruolo, il codice fiscale, l’email e il telefono.
Inoltre, se ci troviamo in modalità di editing, è presente un tasto Azioni che permette di disattivare o attivare l’utenza e resettare la password.
Nella scheda Uffici è possibile visualizzare o modificare le associazioni ufficio / utente.

La funzionalità di visualizzazione storico presente all’interno di tutte le entità anagrafiche, permette di visualizzare e confrontare versioni diverse della stessa entità.
Per versione si intende uno stato stabile dell’entità preceduto o seguito da una qualsiasi modifica sulle sue informazioni anagrafiche o alle sue configurazioni.

La sezione Storico presenta una lista delle versioni storiche dell’entità, la quale riporta le informazioni sul:

La funzionalità prevede che si possa aprire il dettaglio delle informazioni anagrafiche dell’entità alla data scelta, tramite il tasto posto alla destra di ogni riga della tabella.
Tale visualizzazione avviene in una nuova finestra del browser, in sola modalità di visualizzazione.

Inoltre, si prevede che si possa visualizzare un confronto tra la stessa anagrafica in due momenti differenti ma consecutivi, in pratica una differenza fra due versioni contigue.
Questo avviene selezionando due checkbox vicine nella lista, corrispondenti a due diverse versioni dell’anagrafica e, poi, agendo sul tasto Confronta.
Effettuata questa operazione, NoTI-ER apre una nuova finestra del browser in cui mostra il confronto fra le informazioni anagrafiche e le configurazioni delle due diverse versioni della stessa entità.

La funzione Visualizza solo le modifiche restringe la visualizzazione ai soli campi differenti fra le due versioni, dando subito l’evidenza di quelli che sono stati i cambiamenti fra una versione storicizzata e l’altra.

La funzionalità Cerca Participant ID PEPPOL consente di raggiungere in lettura la Peppol Directory.
La Peppol Directory, conosciuta anche come le pagine gialle del network Peppol, è un servizio open-source creato e gestito da OpenPEPPOL che permette di cercare i participant registrati in rete e acquisire informazioni sulla loro anagrafica.

I filtri disponibili per effettuare le ricerche sono:

L’immagine seguente mostra i filtri impostabili nella ricerca e un esempio di risultato restituito in lista.

La lista può essere esportata in un foglio excel.
Inoltre, agendo sul tasto visualizza, in corrispondenza della colonna "Azioni" della lista, si viene reindirizzati direttamente alla Peppol Directory, in corrispondenza del soggetto selezionato.

La funzione Cerca Participant ID PEPPOL su SATER consente di raggiungere in lettura la banca dati di SATER.
I filtri disponibili per effettuare le ricerche sono:

L’immagine seguente mostra i filtri impostabili nella ricerca e un esempio di risultato restituito in lista.

L’unica operazione possibile è quella dell'esportazione excel della lista.

La funzione Lookup Particpant ID, inserendo un preciso Participant ID Peppol, consente di raggiungere in lettura l’SML^[24] per verificare la configurazione Peppol attiva del soggetto di interesse.
L’immagine seguente mostra un esempio di risultato di ricerca.

Per il Participant ID Peppol indicato vengono mostrate le informazioni sui documenti configurati, così che si possa avere una panoramica sui documenti che il soggetto stesso può ricevere, quali sono gli schema, i values, i certificati, gli endpoint e quali sono i protocolli di trasmissione supportati.
Nella sezione output Json e Xml è possibile analizzare il file Json o XML del risultato della ricerca su SML, con tutte le informazioni disponibili.

La funzionalità di Conteggio Documenti permette di ricevere una lista raggruppata per tipo organizzazione, organizzazione, ufficio, tipo documento, flusso NSO e formato del documento che indica il totale dei documenti per lo specifico raggruppamento.
I filtri impostabili sono descritti dall’immagine seguente, che riporta un esempio di reportistica per conteggio documenti.
Si noti come sia possibile esportare il risultato in un foglio excel, attraverso il tasto "Esporta Excel".

La funzionalità di Conteggio Notifiche permette di ricevere una lista raggruppata per tipo organizzazione, organizzazione, ufficio e tipo notifica, che indica il totale delle notifiche per lo specifico raggruppamento.
I filtri impostabili sono descritti dall’immagine seguente, che riporta un esempio di reportistica per il conteggio notifiche.
Si noti come sia possibile esportare il risultato in un foglio excel, attraverso il tasto "Esporta Excel".

La funzionalità di Conteggio Stato Documenti permette di ricevere una lista raggruppata per tipo organizzazione, organizzazione, ufficio, tipo documento e stato del documento, che indica il totale dei documenti per lo specifico raggruppamento e la percentuale sul totale dei documenti della specifica organizzazione, in corrispondenza dei filtri inseriti.
I filtri impostabili sono descritti dall’immagine seguente, che riporta un esempio di reportistica per il conteggio per stato documento.
Si noti come sia possibile esportare il risultato in un foglio excel, attraverso il tasto "Esporta Excel".

La funzionalità di Conteggio Organizzazioni permette di ricevere una lista raggruppata per tipo documento e tipo organizzazione, che indica il totale delle organizzazioni appartenenti al tipo organizzazione indicato che gestiscono il tipo documento indicato, per il tipo trasmissione specificato nei parametri di filtro. I filtri impostabili sono descritti dall’immagine seguente, che riporta un esempio di reportistica per il conteggio organizzazioni.
Si noti come sia possibile esportare il risultato in un foglio excel, attraverso il tasto "Esporta Excel".

La funzionalità di Elenchi Anagrafici permette di ricevere una lista con le informazioni anagrafiche delle organizzazioni o degli uffici. La distinzione fra ricerca per organizzazioni e ricerca per uffici si effettua attraverso un ulteriore sottomenu facente capo al sottomenu "Elenchi Anagrafici" della funzione di "Reportistica".
I filtri impostabili sono descritti dall’immagine seguente, che riporta un esempio di reportistica per elenchi anagrafici di organizzazioni.
Si noti come sia possibile esportare il risultato in un foglio excel, attraverso il tasto "Esporta Excel".

La funzione Monitoraggio Conservazione consente di ricevere una fotografia di quella che è la situazione dei documenti già inviati o da inviare in conservazione.
In particolare, si ha a disposizione un sottomenu che permette di distinguere fra "riepilogo" dei documenti per la conservazione, "documenti da integrare" per individuare quali sono i documenti ancora in attesa di integrazione dati fiscali, "documenti in errore" per individuare i documenti di cui si è già provveduto all’invio in conservazione, ma che sono stati scartati da ParER a causa di anomalie.

Accedendo al sottomenu Reportistica Peppol è possibile eseguire una ricerca dei report prodotti mensilmente e inviati a Peppol per fini statistici.
La maschera di ricerca comprende i seguenti campi

Ogni documento di report risultato in lista può essere visualizzato formattato con il rispettivo foglio di stile e scaricato in formato xml.